Digitale Vertragsverwaltung – Kollaboration im Vertragsmanagement
Im Reifegrad jeder Vertragsorganisation stecken ungenutzte Potenziale. Vertragsbasiertes Management ist die Grundlage für betriebswirtschaftliches Handeln und eine komplexe Unternehmensaufgabe mit hoher Verantwortung. Der Zusammenschluss aller Tätigkeiten im Rahmen von Projekten, die sich mit Verwaltung, Anpassung, Entwicklung sowie der Fortschreibung von Verträgen beschäftigen, werden in einem digitalen Tool gebündelt. Vertragliche Verhandlungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, die Implementierung terminlicher, personeller, technischer als auch finanzieller Absprachen bedarf stetiger Änderungen. Dennoch sind aktuell gehaltene Verträge das Fundament eines korrekten, wirtschaftlichen und rechtlichen Handelns.
Dezentrale als auch innerbetriebliche Entscheidungsebenen und Fachabteilungen machen eine direkte Zugriffsmöglichkeit erforderlich. In Form von barrierefreien Informationen sowie der Offenlegung etwaiger Risiken. Damit Firmen diese Herausforderungen gesetzeskonform und erfolgreich kontrollieren, die eigene Effizienz steigern und Prozesse optimieren können, ist der Umstieg auf die digitale Vertragsverwaltung unverzichtbar. Ein wichtiger Schritt in Richtung Unternehmenszukunft.
Wesentliche Aufgabenstellung für Schnellleser
• Wie sind Vertragsprozesse digital und lückenlos vom Entwurf bis zum Vertragsabschluss zu steuern?
• Welche Anforderungen haben Unternehmen aller Branchen bei der Bearbeitung, Erstellung und Archivierung von Vertragsunterlagen?
• Welche Optionen sind wesentlich: Verbesserung der Rechtssicherheit und Prozesseffizienz
• Wie können Lücken im Gesamtprozess durch ganzheitliches Vertragsmanagement geschlossen, Workflows automatisiert und Medienbrüche beseitigt werden?
• Worauf kommt es bei der richtigen Software an, um aus einer kollaborativen und digitalen Vertragsverwaltung eine Erfolgsstory zu machen?
Bedarfsanalyse & Problemstellung
Ob Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder Partner – keine geschäftliche Beziehung kommt ohne Verträge aus. Die Vielzahl an unterschiedlichen Beteiligten benötigt im Vertragswesen besondere Aufmerksamkeit. Eine digitale Verwaltungssoftware sichert den fehlerfreien Fortbestand regelmäßig aktualisierter Parameter. Gleichzeitig müssen sich Unternehmen der Tatsache bewusst werden, dass sich ineffiziente Prozesse im Vertragsmanagement zu wahren Margenkillern entwickeln können. Lücken im Verfahren vernichten zwischen fünf und 40 Prozent von Ertragswerten bei Abschluss. Eine Zahl, die die ganzheitliche Vertragsverwaltung ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückt. Vom Vertragsentwurf über das unterschriftsreife Exemplar bis zur Kündigung und anschließender Archivierung – die passende Software automatisiert, digitalisiert und integriert jeden einzelnen Prozess. Hinzu kommt, dass moderne Vertragsverwaltungslösungen das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt rückt und allen Beteiligten die Kollaboration mit Vertragspartnern erleichtert. Somit erfüllen ausgereifte Komplettlösungen sämtliche Compliance-Anforderungen und bieten maximale Investitionssicherheit.
Kollaboration und Vertragsverwaltung – die Zusammenhänge
In kaum einem anderen Geschäftsprozess sind so viel verschiedene Personen, unternehmensinterne Mechanismen wie auch externe Anforderungsprofile zu vereinen. Die Erstellung eines Vertrags, den alle Beteiligten zeichnen, bedarf eines großen Rollenverständnisses. Von der ersten Rohfassung bis zum eigentlichen Abschluss sind sowohl Geschäftspartner als auch Entscheidungsträger oder externe Berater involviert. Im Idealfall stimmen sich Mitarbeiter von Fachabteilungen mit der Rechtsabteilung ab, um sodann eine nahtlose Kooperationsvereinbarung zu erstellen.
Vom neuen Lieferanten bis zum außerordentlichen Dienstleistungsvertrag wird eine sortierte Auswahl diverser Vertragsvorlagen benötigt. Die standardisierten Vertragsbausteine erfüllen eine solide Basis, deren Freigabe von Entscheidungsträgern im Unternehmen autorisiert ist. Dieser erste Entwurf legt die Grundlage für den Vertragspartner, der Änderungswünsche in die Rohfassung einarbeiten kann. Sobald sich Betroffene auf alle Passagen geeinigt haben, durchläuft das Dokument die nötigen Schritte zur Prüfung und anschließenden Freigabe.
Während die jeweiligen Prozessabläufe im Vertragswesen sequenziell und stringent sind, verlaufen die Koordinationen der Beteiligten entlang der Wertschöpfung alles andere als trivial. Laut der International Association for Contract & Commercial Management, kurz IACCM, liegt die Dauer der Bearbeitung von Businessverträgen bei durchschnittlich neun bis 21 Wochen. Jedoch wird die meiste Zeit nicht zur Ergänzung von fachlich relevanten Parametern verwendet, sondern für die Kommunikation und Koordination der Geschäftspartner untereinander. Angesichts dieser Zahlen setzt ein modernes, digitales Vertragsmanagement exakt dort an, wo das Optimierungspotenzial am größten ist. Der gesamte Workflow wird zuverlässiger und planbarer.
Der Vertragsverwaltungsprozess
Ohne organisiertes Vertragsmanagement bleiben Informationen intransparent und es entstehen häufig Insellösungen, die auf Team- oder Abteilungsebene stagnieren. Konflikte über vermeidbare Risiken, unterschiedliche Wissensstände und zeitraubende Bearbeitungsabläufe sind verschenktes Potenzial an den Wettbewerb. Lebenszyklus und Kontrolle aller vertraglichen Komponenten sind über das digitale Tool der Vertragsverwaltung in Form einer strukturierten Ablage möglich.
• Initialisierung eines Vertrages
• standardisierte Vorlagen – Modulauswahl
• Entwurferstellung und Freigabe
• Vertragsentwurf für Geschäftspartner
• Einarbeitung von Änderungen
• Unterzeichnung durch alle Parteien
• Archivierung
Herausforderungen im digitalen Vertragsmanagement steigen
„Wenn Zeit Geld ist, dann ist das Vertragsmanagement eine Goldmine.“ Zitat
Die folgenden Symptome dürften jedem Unternehmen vertraut sein, das mit dokumentenintensiven Businessprozessen arbeitet.
• manuelle Verarbeitungsprozesse & geringe Workflow-Steuerung
• zu lange Bearbeitungszeiten
• fehlendes Berechtigungskonzept & Fristenmanagement
• komplizierte Wiederauffindbarkeit
Gutes Vertragsmanagement generiert für Unternehmen Mehrwert durch Standardisierung in der Recherche, Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen. In dieser digitalen Datenbank finden Mitarbeiter umgehend alle Dokumente und Daten, die sie für ihre fachlich fundierten Entscheidungen benötigen. Unter anderem sind das Leistungsansprüche, anstehende Fristen oder der interaktive Zusammenhang von verschiedenen Verträgen mit einem Unternehmen. Die zentrale Vertragsakte verbessert sowohl die Effizienz als auch Sicherheit über den ganzen Lebenszyklus von Dokumenten. Ideal für Prozesse im Risikomanagement, Compliance Management sowie für Handlungsanweisungen zwischen verschiedenen Abteilungen.
Gleichzeitig wachsen die Anforderungen in allen Geschäftsbereichen. „Time is Money“ und daher sollen alle mündlichen Vereinbarungen schnell in schriftliche Verbindlichkeit übergehen. Immer öfter setzen Firmen auf Kooperationen mit externen Partnern, freiberuflichen Mitarbeitern und Lieferanten. Betriebe der Zukunft werden tendenziell eine größere Anzahl an Verträgen erzeugen, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Diese Aufgabe souverän zu meistern, ist nur mithilfe einer konsequenten Digitalisierung möglich. Eine Automatisierung bislang manueller Prozesse schafft vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen dringend benötigte personelle Freiräume. Nach Schätzungen haben rund ein Viertel aller KMUs bis dato noch keine Papierakten digitalisiert. Hier gibt es also sehr viel brachliegendes Potenzial.
Vertragslebenszyklus – komplex und standardisierbar
Die Vertragsverwaltungssoftware, TRINOM Task, strukturiert Daten so, dass sämtliche Inhalte für alle Beteiligten schnell auffindbar sind. Zudem ist der Informationsstand immer einheitlich und Vertragsfristen sind aktuell. Nähern sich zeitlich begrenzte Regelungen dem Ende, warnt das System zuständige Mitarbeiter. Vom einfachen Workflow bei Genehmigungen bis zu komplexen Prozessen in der Vertragserstellung – die gute Nachricht ist: TRINOM liefert unabhängig von der jeweiligen Branchenzugehörigkeit und Betriebsgröße ein einheitliches Werkzeug zur Prozessoptimierung im Vertragsmanagement. Mitunter kompliziert zu erreichende Etappenziele werden mithilfe universeller Standards und Automatisierung in greifbare Nähe gerückt. Diese Art der Optimierung unterliegt einem wiederkehrenden Muster, egal ob Unternehmen Verträge über geistiges Eigentum, Verkauf, Einkauf, Outsourcing, Leasing, Compliance, Lizenzverträge oder andere Dinge gestalten möchten. Der klassische Lebenszyklus von Verträgen durchläuft die drei Phasen der Erstellung, Prüfung und Freigabe.
Auf Basis eines hinterlegten Berechtigungskonzeptes obliegt es den Verantwortlichen, alle Details erneut zu kontrollieren oder eine entsprechende Vereinbarung an Geschäftspartner weiterzuleiten. In der zentralen Vertragsakte sind alle Vorgänge, die das Vertragsdokument betreffen gespeichert, zusätzliche Details optimieren den Workflow und stellen die Einhaltung von Compliance-Voraussetzungen sicher.
• Recherche: Wiederauffindbarkeit von gezeichneten Verträgen, inklusive einfach zugänglicher vertragsbezogener Informationen, Dokumenten, Korrespondenzen und Anhängen.
• Vertragsbausteine: Bereitstellung von standardisierten Modulen bereits geprüfter Vertragsteile.
• Fristenmanagement: Kalender, der im Laufe eines Vertragsablaufes von allen Beteiligten zu beachten ist.
• Vertragserfassung: Rechtssicherheit und Archivierung eines Vertrages im digitalen Archiv.
• Reporting: Implementierung weiterer Standards und Normen
Risiko in Verträgen vermeiden
Ein Geschäft ohne Risiko – klingt wunderbar, ist jedoch in der Praxis äußerst selten. Unternehmerische Erfolge zeichnen sich durch eine sorgfältige Risikobewertung aus. Diese geht der Frage nach, ob ein geschäftlich entstehendes Risiko vertretbar oder aber unverhältnismäßig hoch einzuschätzen ist. Während akzeptierbare Risiken entsprechend beobachtet, kontrolliert und gesteuert werden, müssen zu große verhindert werden. Es folgt der Ausschluss.
Die meisten Risiken, die Betriebe eingehen, resultieren aus verbindlichen Vertragsinhalten. Einerseits ist diese Bindung für die Planungssicherheit notwendig, andererseits ergibt sich aus dieser Verpflichtung ein potenzielles Risiko. Aufgabe eines strukturierten Vertragsmanagements ist es, Risiken in allen Größenordnungen herauszufiltern.
Systemische Risikobewertung
Die TRINOM Task Software stellt sicher, dass digitalisierte Verträge in ihrer aktuellen Version an einem zentral verfügbaren Ort gespeichert sind und einen umfassenden Überblick gewähren. Etablierte Strukturen filtern beziehungsweise managen Risikofaktoren. Jede erfasste Problemstellung ermöglicht Mitarbeitern ein permanentes Monitoring von Verträgen. So lassen sich eingegangene Verpflichtungen kontrollieren, Verbindlichkeiten in die Zukunft projizieren, drohende Compliance-Abweichungen erkennen oder eine Insolvenzgefahr prognostizieren. Auf systemischer Ebene gewährleistet die Software Datensicherheit von vertraglichen Inhalten sowie die Identifizierung und Überwachung von Risiken auf allen Vertragsebenen.
Risiken steuern – mit TRINOM
Der Prozess des integrierten Risikomanagements identifiziert, bewertet, steuert und überwacht. Ein planvolles Umgehen mit Risiken bewahrt Unternehmen vor finanziellen Ausfällen. Gibt es dennoch problematische Klauseln in Vertragsentwürfen oder aktuellen Verträgen, hilft TRINOM Task bei der Beantwortung wesentlicher Fragen. Ebenso dient die Kontrolle risikobehafteter Fristen oder Gesetzänderungen dem langfristigen Schutz sensibler geschäftlicher Vereinbarungen.
Eine Lösung für alle Anforderungen
Digitale Vertragsdokumente
In der zentralen Vertragsakte sind alle Korrespondenzen, Anlagen, Versionierungen und Anmerkungen erfasst. Jeder Bearbeiter ist nachvollziehbar. Die strukturierte, leistungsstarke Suchfunktion vereinfacht die Recherche im ganzen Dokumentenbestand.
Individuelle Bearbeitungsprozesse
Ob Sie die Vertragserfassung automatisieren möchten oder den Prozess zur Freigabe mehrstufig definieren – ein maßgeschneiderter Ablauf erhöht die Leistungseffizienz.
Fristenkontrolle
Anstehende Fristen lösen eine automatische Warnung aus, sodass rechtzeitig vor Ablauf betroffene Verantwortliche informiert werden. Falls Mitarbeiter nicht auf den drohenden Fristenverfall reagieren, stellt das Risikomanagement sicher, dass ein zuvor definierter Kreis an Personen zusätzlich davon Kenntnis erhält.
Vertragserstellung
Von der Zusammenfügung einzelner Bausteine über ein Vorlagensystem bis zur digitalen Unterschrift inklusive einer fundierten Regelverwaltung – diese Parameter beschleunigen den Prozess rund um die Vertragserstellung erheblich. Zudem helfen diese, Fehler zu vermeiden und lassen keinen Spielraum für Abweichungen zu. Damit ist es auch Mitarbeitern ohne juristische Ausbildung möglich, im Handumdrehen rechtssichere Vertragsdokumente zu erstellen.
Zugriffsebenen & Berechtigungen
Die Umsetzung klarer Regeln und möglicher Ausnahmen in der Zugriffsberechtigung lässt sich im Unternehmen stets individuell und maßgeschneidert anpassen. Ob komplex oder pragmatisch, der sichere Zugang zu vertraulichen Dokumenten liefert ein wertvolles Fundament.
Merkmale, die eine gute Vertragsverwaltungssoftware auszeichnen
Einfache und intuitive Bedienbarkeit
Simple und dennoch durchdachte Benutzeroberflächen haben höchste Priorität. Das Arbeiten mit TRINOM Task lässt sich trotz bestehender Spezifizierungsgrade rasch erlernen. Hervorragende Usability reduziert den Lernaufwand und versetzt neue Anwender sofort in die Lage, Handlungsanweisungen auszuführen.
Reibungslose Integration
Das Vertragsverwaltungstool TRINOM Task erfordert keine komplizierte Installation. Über eine standardisierte Schnittstelle ist die uneingeschränkte Kommunikation mit bestehenden Systemen möglich.
Wettbewerbsvorteile einer digitalen Vertragsverwaltung
Transparente Auskunftsfähigkeit
Während die modulare Verwaltung eines Fachbereiches zwar detailliert erscheint, verhindert diese den einfachen Austausch von Informationen. Abgekapselte Einzellösungen reduzieren den Fluss von wichtigen Vertragsakten oder relevanten Kontextinhalten. Das Wissen aus verschiedenen Kanälen bleibt in mehreren Systemen verteilt, ohne eine effiziente Zusammenführung anzustrengen. Mitarbeiter aus allen unternehmensrelevanten Bereichen genießen innerhalb eines digitalen Vertragsmanagements die Freiheit, auf sämtliche Dokumente zuzugreifen. Im Nachgang ergeben sich daraus bessere Entscheidungsqualitäten bei vermindertem Risiko. So können sich Unternehmen auf eine höhere Geschwindigkeit im Verarbeitungsprozess einstellen und damit noch flexibler auf Veränderungen reagieren.
Transparenz & Kostenkontrolle
Jeder Schritt muss für alle Beteiligten nachvollziehbar sein. Bei Entscheidungen und Änderungen gilt dasselbe, wobei im Vertragsmanagement festgehaltene Historien als revisionssichere Ablageform gelten. Aktennotizen, Anhänge und der gesamte Schriftverkehr erhöhen die Sicherheit in Rechtsfragen und bilden eine wichtige Basis, um Kriterien und Bewertungen korrekt nachweisen zu können. Da sich viele Verträge automatisch verlängern, sofern keine fristgerechte Kündigung erfolgt, vereinfacht das digitale Verwaltungstool deren Überprüfbarkeit. Mitarbeiter werden erinnert, entsprechende Dokumente zu den Verträgen zu prüfen oder zu kündigen. Das vermeidet unnötige Kosten.
Reaktionsgeschwindigkeit & Fehlerminimierung
Ändert sich die eine Geschäftsbeziehung, bedarf es der Anpassung vertraglicher Parameter. Mit der Nutzung eines digitalen Vertragsmanagements lässt sich ein neuer Status sofort prüfen und abstimmen. Integrierbar sind digitale Unterschriftslösungen, mit denen vertragliche Anpassungen noch schneller durchzuführen sind. Über Anbindungen zu speziellen Fachanwendungen können zudem automatische Aktualisierungen vorgenommen und fehlerhafte Informationen aus der Verwaltung entfernt werden.
Kostenlos testen
TRINOM konzentriert sich auf das Wesentliche und stellt regelmäßige Aufgaben innerhalb eines Unternehmens in die perfekte Abfolge von Planung und Umsetzung. Damit externe Dienstleister und alle Mitarbeiter stets den Überblick behalten, setzt TRINOM Task in digitalen Zeiten ein Zeichen der Sicherheit. Testen Sie uns – und zwar kostenlos. Nutzen Sie die TRINOM-Cloud und profitieren von der visuellen Darstellung notwendiger Veränderungen.
Erhalten Sie mehr fachliche Expertise und wichtige Informationen zu den Softwaretools von TRINOM.
Autor: Dr. Markus Resch
Verantwortlich für den Inhalt: Erwin Kettner/trinom informationssysteme GmbH
TRINOM Informationssysteme unterstützt bei der Einführung von Management- und Compliancesystemen. Für weitere Informationen zu diesem Thema oder zur TRINOM Software für Compliance Managementsysteme wenden Sie sich bitte an Herrn Erwin Kettner, Geschäftsführer der Trinom Informationssysteme GmbH (e-Mail: info@trinom.com).
