Seit längerer Zeit diskutieren wir in der IT-Küche über eine automatisierte Erstellung eines ganz einfachen personalisierten Produktes, wie eine Visitenkarte: Die Liste der personalisierten Datensätze wird mittels einer Schnittstelle oder eines Programmes hochgeladen und es wird ein druckfähiges PDF als Zwischenprodukt erzeugt, das anschließend an eine Druckerei versendet wird. Der Clue liegt in der Zeit- und Kostenminimierung für das Unternehmen. Die Frage, die zur Diskussion steht: Werden die Zeit und Kosten für das Unternehmen tatsächlich minimiert?
Spielen wir das erste Szenario durch.
Ein großes Unternehmen beschließt seinen Mitarbeitern zu einem bestimmten Anlass als Dankeschön 100 Visitenkarten zu schenken. Es ist doch eine nette Idee. Oder? Für dieses nette Vorhaben benötigt das Unternehmen als Erstes die aktuellen Daten aller Mitarbeiter. Zweitens, die aktuellen Daten müssen bei einer Anlaufstelle gesammelt werden. Drittens, es wird eine Person benötigt, die diese Daten auf Richtigkeit überprüft und in eine Liste zusammenträgt. Viertens, nachdem die Liste eingespeist ist und die PDFs erstellt sind, muss die Freigabe vom Auftraggeber erfolgen. Im besten Fall erfolgt die Freigabe nur einmal. Wenn die Datenqualität schlecht ist, wie z. B. die Titel sind nicht aktuell, die Schreibweise der Titel ist nicht korrekt, die Umlaute sind in der E-Mail-Adresse vorhanden, die Telefonnummer oder Durchwahl ist nicht korrekt u. Ä., kann der Prozess und die Freigabe mehrfach erforderlich sein.
Hier folgt das zweite Szenario mit dem gleichen Endprodukt.
Jeder Mitarbeiter des Unternehmens gibt seine persönlichen Daten selbst ins System ein. Jede Bestellung kann (muss aber nicht) von einer zuständigen Person (Genehmiger) genehmigt werden. Anschließen geht das druckfähige PDF zum Produzenten und in einer sehr kurzen Zeit erhält der Besteller sein personalisiertes Produkt.
Frage an Euch, liebe Leser: Welcher Weg ist der effizienteste und erfolgreichste für das Unternehmen? Ab wie vielen Datensätzen ist der Datenimport lohnenswert? Was denkt Ihr?
