Softwarebasiertes Bescheidmanagement unterstützt Unternehmen in ihren Betriebsstätten dabei, behördliche Schriftstücke strukturiert und vor allem fehlerfrei abzulegen. Das Managementsystem verhindert Versäumnisse, erinnert pünktlich und wahrt Fristen. Eine breite Vielfalt unterschiedlicher Bescheidarten führt in Betrieben schnell dazu, den Überblick zu verlieren und ungewollt behördliche Regeln, Feststellungen oder Strafen nicht ordnungsgemäß zu beachten. Die behördliche Antwort auf gestellte Anträge ist bindend, unterliegt aber keinen einheitlichen Normen.
Beantragt – erhalten – vergessen?
Organisationen und Unternehmen sind mit einer Vielzahl von Bescheidformen konfrontiert und müssen sich in allen Rechtsmaterien damit beschäftigen. Ein professioneller Aufbau und Umgang mit diversen Prozessen in einem Bescheidverwaltungssystem sind wesentliche Elemente des Managements, um seiner Sorgfaltspflicht nachzukommen. Auflagenverwaltung, Bescheidablage, konsolidierte Genehmigungsbescheide, systematische Dokumentation sowie die Organisation dieser Abläufe werden mit der Compliance Management Software von TRINOM Task elektronisch erfasst und jeder damit verbundene Schritt gemanagt.
TRINOM Task Managementsystem
Behördlicher Schriftverkehr, Verhandlungsprotokolle, Dokumente zur Auflagenerfüllung oder Planungsunterlagen – für zahlreiche betriebliche Vorgänge ist eine systematische Aufarbeitung über alle Abteilungen hinweg notwendig. Absolute Rechtskonformität in sämtlichen Geschäftsprozessen ist daher ein zentrales Element im betrieblichen Management. Der Datenimport von Rechtspflichten ausgestellter Bescheide enthält alle Verordnungen, Gesetze und Vorschriften, die für Unternehmen relevant sind. Damit stellt die Software eine Grundlage der Compliance-Richtlinien für die Unternehmensstruktur dar. Diese bietet die Möglichkeit, den Istzustand zu ermitteln und daraus abzuleiten, was für den Sollzustand erledigt werden muss. In enger Kooperation mit integrativen Softwaremodulen ist es für Betriebe möglich, individuelle Bescheidkategorien selbst zu erstellen und diese zu verwalten.
Aus dem gültigen Bescheidbestand lassen sich Handlungspflichten für einzelne Unternehmensbereiche ableiten oder Termintreue für Fristen wahrnehmen. An Prozessen beteiligte Mitarbeiter können überall auf die webbasierte Software von TRINOM zugreifen und relevante Bescheidinhalte verwalten. Auf diese Weise kann bescheidkonformes Handeln auf allen Führungsebenen nachgewiesen werden. Die TRINOM Task Software erkennt, welche Verordnungen und Gesetze in den letzten Monaten adaptiert wurden. Sind diese korrekt mit dem Bescheid verlinkt, werden relevante Dokumente markiert, die sehr wahrscheinlich von der Gesetzesänderung betroffen sind. Fachkundiger Mitarbeiter führen anschließend eine Analyse durch.
Legal Compliance – aktuelle Gesetzeslage im Auge behalten
Verordnungen, Gesetze und Regelungen auf nationaler als auch europäischer Ebene werden kontinuierlichen Bedingungsveränderungen angepasst. TRINOM stellt ein wichtiges Tool zur Verfügung, um gesetzliche Änderungen verfolgen und beobachten zu können. Bei den meisten anlagerechtlichen Bestimmungen ist die Kontrolle auf Einhaltung sämtlicher Bescheidausstellungen festgeschrieben. Die Prüfung aller Rechtsbereiche ist nicht zwingend vorgeschrieben, vielmehr bietet eine Gesamtprüfung für Unternehmen die Chance, rechtliche und technische Verbesserungspotenziale zu erkennen und als zuständiger Verantwortlicher entsprechend zu beheben. Somit steigert sich die persönliche Rechtssicherheit auf dem hohen Niveau der Gesetzeskenntnis. Seitens Behörden als auch den Betrieben selbst hat die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen höchste Priorität und rückt ins Zentrum der Aufmerksamkeit.
Normen fordern bei der Implementierung durch Softwaremodule explizit die Einhaltung aller geltenden Rechtsvorschriften. Noch immer ist nicht allen Führungskräften und Mitarbeitern bewusst, welche (strafrechtlichen) Konsequenzen die Nichtbeachtung gesetzlicher Vorschriften haben und wie hoch die Risiken für das gesamte Unternehmen ausfallen können.
Damit reduzieren Verantwortliche ihr persönliches Haftungsrisiko auf ein Minimum, wobei besonders bei KMUs häufig die nötigen juristischen Fachkräfte mit jahrelanger Expertise fehlen. Im Umgang mit Rechtstexten und Bescheidinhalten haben Unternehmen viel zu tun, sie werden von der Masse an Vorgaben regelrecht überrollt und kapitulieren viel zu schnell bei einem ersten Versuch, einen geordneten Überblick zu erhalten. TRINOM Task ist ein zuverlässiger Wegweiser durch anwendbare Rechtsbeschlüsse und unterstützt die Erfüllung von Sorgfaltspflichten. Im Gegenzug hilft die digitale Bescheidverwaltung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, stärkt individuelle Verantwortlichkeiten, verringert Fehlerquellen und identifiziert Potenziale, um diese nachhaltig zu verbessern.
Automatische Erfassung von Bescheiddokumenten für Anlagen
Als Anlagenbetreiber stehen Sie in der Pflicht, Genehmigungsdokumente jederzeit vollständig und vorzeigbar zu verwalten als auch Genehmigungsauflagen umzusetzen, wie beispielsweise bei behördlichen Inspektionen, die alle drei bis fünf Jahre oder nach Anlassfall stattfinden. Diese Prüfungen sind fristgerecht von zugelassenen Gutachtern einzuholen. Insbesondere bei älteren und größeren Anlagen ist es notwendig, wichtige Dokumente wie Genehmigungsanträge und Genehmigungsbescheide dezentral abzulegen. TRINOM Task liefert im Bescheidverwaltungssystem einen sicheren Überblick, welche Prüfung für welchen Teil der Anlage von wem und wann durchzuführen ist und welche Nebenbestimmungen bereits umgesetzt wurden.
Die transparente Erfassung von genehmigungsrelevanten Daten ist daher ein wertvolles Instrument zur Sicherung rechtskonformer Handlungen. In der Praxis hat sich für Unternehmen eine Vorgehensweise auf Etappen bewährt. Die Einpflegung einzelner in Papierform vorliegenden Genehmigungsbescheide erfolgt per Scan. TRINOM Task steht jedem Mitarbeiter zur Verfügung, um abteilungsunabhängig Prüftermine, Fristen und andere Bescheidinhalte selbstständig eingeben und abrufen zu können. So sind bei jeder Anlage zugehörige Anträge und Genehmigungen vermerkt, die Prüfverantwortlichen auf einen Blick wichtige Daten zur Übersicht liefern. Kurztexte zur Orientierung, Aktenzeichen, rechtliche Prüfungsgrundlagen, Nebenbestimmungen sowie die zuständige Behörde. Der Originalbescheid ist ebenso aufrufbar, wie eine Reihe wiederkehrender Prüfungen, die sich zum Beispiel aus den Vorschriften für die Betriebssicherheit ergeben. Je nach Prüfungsgrund können Einzelprüfungsfristen und -termine angelegt werden. Hinterlegte Vorlaufzeiten lösen eine automatische Erinnerung aus.
Unklarer Genehmigungs- oder Prüfstatus
Gibt es mehrere Etappen von Genehmigungen oder Bewilligungen, dokumentiert das Bescheidverwaltungssystem unternehmens- als auch anlagenbezogenes Wissen. Zwei wesentliche Ursachen für einen unklaren Prüf- und Genehmigungsstatus sind zum einen das Vorhandensein von Unterlagen in verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Zum anderen haben nur wenige Mitarbeiter anlagenspezifisches Fachwissen, eine nachhaltige Wissensteilung ist nicht gesichert. TRINOM Task unterstützt dabei diese Informationen rund um die Genehmigungssituation zentral dokumentieren und gesuchte Daten können schnell gefunden werden. Antragsunterlagen, Bescheiddokumente zur Genehmigung, Prüfprotokolle und Gewährleistungsfristen sind mit einem Klick verfügbar. Das Verwaltungssystem von TRINOM bietet haftungsrechtliche Absicherung für Anlagenbetreiber, schützt vor Strafen durch unbeabsichtigte Fristversäumnisse und bewahrt davor.
Digitale Struktur für umfangreiche Prozesse im Bescheidwesen
Das Bescheidverwaltungssystem von TRINOM Task ist flexibel auf Abläufe, Bezeichnungen und Organisationen einstellbar. Bei der Verwaltung von Bescheiden zu Bewilligungen, Einsprüchen, Revisionen, Anträgen oder Auflagen übernimmt die digitale Terminsteuerung eine wesentliche Funktion. Für die jeweiligen Rechtsbereiche werden wichtige Informationen erfasst und durch einfaches Anklicken gekennzeichnet. Nach § 9 VStG sind Beauftragte und Geschäftsführer für die Kontrolle und Einhaltung von Genehmigungsbescheiden verantwortlich. Durch die digitale Erfassung haben Verantwortliche alle Dokumente im Blick und erhalten im Zuge des Risiko- oder Eskalationsmanagements regelmäßige Updates zu Checklisten, Prüfberichte, möglichen Abweichungen oder Prüffristen. Hinzu kommt die spezifische Risikobewertung von Anlagen in allen Größenordnungen sowie deren Bescheidauflagen.
TRINOM Task stellt für Anwender ein selektives Managementsystem bereit, mit dessen Unterstützung die Historie von Bescheiden im Laufe vieler Bestandsjahre des Unternehmens vollständig und lückenlos geführt werden kann. Von kleinen Umbaumaßnahmen und Änderungen bis zur Erstgenehmigung ganzer Betriebsanlagen werden alle Dokumente zentral gesammelt, geordnet und Hauptinformationen unterlegt.
Regelmäßige Updates aus dem Rechtsinformationssystem
Neben der sicheren Aufbewahrung von Gutachten, Auflagen, Protokollen, Bewilligungen, Plänen, Bescheiden und Verordnungen ermöglicht eine aktuelle Datenbank zu allen aktuellen und stichtagsbezogenen Informationen gesetzlicher Bestimmungen absolute Rechtssicherheit. Haben Bescheide in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens ihre Gültigkeit, können sie mehrfach zu den betroffenen Abteilungen verlinkt werden. So arbeiten alle zugriffsberechtigten Personen stets am aktuellen Bescheidstatus und sind aufgrund der eingepflegten Zusatzdokumente vollständig in Kenntnis sämtlicher behördlicher und innerbetrieblicher Entscheidungen.
Frist für Einspruch wahren – Auflagen anfechten
In vielen Fällen treffen Behörden Entscheidungen, die von Unternehmen angefochten werden müssen. Ein fristgerechter Einspruch entscheidet darüber, ob zukünftig schwer erfüllbare Auflagen bestehen bleiben oder ein Einlenken aus behördlicher Sicht denkbar wäre. Um den Rechtsanspruch aufrecht zu erhalten und Widerrufsbescheide rechtzeitig zu beeinspruchen, übernimmt das Verwaltungssystem die Kontrolle über sämtliche Fristsetzungen von Behörden oder Prüfstellen. Die Umsetzung einer zentralen Datenbank für Bescheide strukturiert ein umfangreiches Termin- und Aufgabenmanagement. Zudem erhöht sich die Rechtssicherheit für interne Prüfverantwortliche und ermöglicht einheitliche Kriterien in der Bescheiderfassung. Die Folgen sind vereinfachte Arbeitsabläufe bei der Einhaltung von Auflagen oder dem rechtzeitigen Ansuchen um Bewilligungen sowie Fristverlängerungen.
Erhalten Sie mehr fachliche Expertise und wichtige Informationen zu den Softwaretools von TRINOM. Dieses Thema folgt: „Vertragsverwaltung“.
Autor: Dr. Markus Resch
Verantwortlich für den Inhalt: Erwin Kettner/trinom informationssysteme GmbH
TRINOM Informationssysteme unterstützt bei der Einführung von Management- und Compliancesystemen. Für weitere Informationen zu diesem Thema oder zur TRINOM Software für Compliance Managementsysteme wenden Sie sich bitte an Herrn Erwin Kettner, Geschäftsführer der Trinom Informationssysteme GmbH (e-Mail: info@trinom.com).
