Vor Corona-Zeiten gab es nur vereinzelte Personen, denen eine Telearbeit zugeordnet wurde. Aktuell sind über 2/3 der berufstätigen Personen einer Homeoffice-Arbeit zugeteilt. Zur Homeoffice-Arbeit gehören nicht nur die Tätigkeiten, die außerhalb des Gebäudes des Arbeitgebers erledigt werden können, sondern die vollständige Durchführung aller Arbeitstätigkeiten mitten im eigenen Wohnzimmer oder Küche.

Die häufigste Kommunikation während der Homeoffice-Arbeit zwischen den Kunden, Mitarbeitern, Teams, Kollegen und Vorgesetzen findet online bzw. virtuell statt. Die Projektteams wurden zu virtuellen Teams ernannt, die voraussichtlich für eine längere Weile virtuell bleiben werden.

Deborah Tannen ist Professorin für Linguistik in Georgetown stellt in Ihrer Arbeit You’re the Only One I Can Tell: Inside the Language of Women es Friendships. die wichtige These vor: wir sollten uns nicht mehr fragen, ob es ein Grund gibt diese Tätigkeit online zu verrichten, sondern gibt es einen guten Grund diese Tätigkeit persönlich/physisch durchzuführen?

Die virtuellen Teams, die seit der Pandemie zum Arbeitsalltag geworden sind, sind unsere Zukunft, auf die nicht verzichtet, sondern an die künftigen Gegebenheiten angepasst wird.

Obwohl die virtuelle Kommunikation zurzeit sehr häufig stattfindet, verläuft sie nicht immer nach unseren Erwartungen und Wünschen. Sehr oft sind die virtuellen Besprechungen nicht nur ermüdend, sondern nicht zufriedenstellend. Trotz dem intensiven einander Anstarren auf den Monitoren ist die persönliche und emotionale Wahrnehmung nicht gegeben.

Aber warum funktioniert die virtuelle Kommunikation sehr oft nicht oder nicht zufriedenstellend? Weil die virtuelle Kommunikation ineffektiv ist.

Wie kann die virtuelle Kommunikation verbessert werden?

Den Fluch des Wissens vermeiden.
Der Fluch des Wissens tritt dann auf, wenn eine Person mit einer anderen Person kommuniziert und unbewusst annimmt, dass der Gesprächspartner denselben Wissenshintergrund hat und kann alles bis ins Detail nachvollziehen und verstehen. D. h. bereits am Anfang der Besprechung müssen die Teilnehmer mit der notwendigen Information versorgt werden. Der Wissensstand des Teams muss auf eine Ebene gebracht werden.

Intensive Kommunikation betreiben.
Je mehr wir mit jemandem kommunizieren, desto besser lernen wir ihn kennen und bauen eine persönliche Beziehung miteinander auf. Aus diesem Grund sollten wir in einer engen Verbindung mit den Team-Mitgliedern bleiben. Die Stimme jedes einzelnen Mitgliedes muss im Team gehört werden. Die Teams sollen mit den regelmäßigen Updates des Projektes versorgt werden.

Termine für die Arbeitspakete setzen
In der virtuellen Kommunikation muss das Parkinsonsche Gesetzt (Word expands so as to fill the time available for ist completion / Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.) mit aller Kraft vermieden werden. Andernfalls wird die Arbeit, die keinen Endtermin hat, nie abgeschlossen. Daher sind die Ziele für den Fertigstellungstermin klar und unmissverständlich zu kommunizieren.

Verantwortung richtig zuweisen
Ein Arbeitspaket sollte nicht einer Gruppe, sondern einer Person zugewiesen werden, auch in dem Fall wenn an diesem Arbeitspaket eine kleine Gruppe arbeitet.

Je größer das virtuelle Team ist, desto wichtiger ist die virtuelle Kommunikation und desto intensiver muss diese Kommunikation betrieben werden.

Meine Zusammenfassung entstand nach dem Vortrag von Osman Hassan Influencing Virtual Teams: 5 Best Practices for Success in der Online-Veranstaltung International Project Management Day vom 5. November 2020.