Die Aufgabenstellung für das Unternehmen mit mehr als 45.000 Mitarbeitern weltweit war, ein Procurement System für personalisierte Drucksorten zu realisieren, dass von allen Mitarbeitern in 146 Unternehmen in 40 Staaten in 5 Kontinenten genutzt wird. Die Drucksorten müssen in 15 Sprachen mit 4 unterschiedlichen Alphabeten (Latin, Kyrillisch, Chinesisch, Japanisch) generiert werden.
Die Kostensenkung stand im Mittelpunkt. Bei einem weltweit agierenden Konzern wirkte sich diese Maßnahmen naturgemäß stark aus. Die Vorgaben erfolgen zentral, die einzelnen Unternehmen können nur mehr Bestellungen ohne Veränderungen am Layout durchführen und die lokalen Produzenten erhalten immer die korrekten Produktions-PDFs. Eine Änderung am Corporate Design kann auch in Zukunft sehr schnell und ohne Zeitverzögerung weltweit durchgesetzt werden.
Für jedes Konzernunternehmen kann ein eigener Produzent mit der Lieferung und Produktion der Drucksorten beauftragt werden. Das Unternehmen hat die Steigerung der Datenqualität der hauseigenen Stammdaten in den Mittelpunkt gestellt. Hierzu wurden die Organisations- und die Personaldaten des Konzerns mit dem trinom Web2Print Procurement System vollständig integriert. Diese werden interaktiv abgefragt, sodass bei jeder Bestellung die aktuellen Daten verwendet werden. Umgekehrt fließen die Bestelldaten der Drucksorten sofort wieder in die konzerneigenen IT-Systeme ein, so dass auch diese immer aktuell bleiben.
Die Umsetzung und weltweite Ausrollung aller Systeme hat zwei Kalenderjahre in Anspruch genommen.
