Bei Bestellungen von C-Artikeln (also Büromaterialien, Visitenkarten, Drucksorten, usw.) ist der Wert einer Bestellung oft so gering, dass die Prozesskosten für den Bestellvorgang und für die Genehmigung der Bestellung wesentlich höher sind. Abhängig von der Anzahl der Bestellungen ergeben sich daraus folgende Überlegungen:
Eine Bestellung hat im Jahresvergleich durchschnittlich einen Wert von 50,- Euro.
Im Laufe eines Jahres erfolgen 10 von 1.000 Bestellungen mit Fehlern in der Bestellung, bzw. es erfolgen Bestellungen von Mitarbeitern, die eigentlich von dem Unternehmen in dieser Form nicht erwünscht sind.
Kosten für die Vorab-Genehmigung
Daher sind die Prozesskosten für Genehmigung ca. 70 Arbeitsstunden mit fiktiven Kosten von 4.900,– Euro pro 1.000 zu genehmigende Bestellungen im Jahr. Die Kostenvermeidung aufgrund des Genehmigungsprozesses erspart fiktive 500 Euro. Das Unternehmen gibt also rund 4.500,– Euro pro Jahr zu viel aus.
Kosten für die Nach-Kontrolle
Wenn dasselbe Unternehmen einmal im Quartal die Bestellungen kontrolliert und mit den betroffenen Mitarbeitern bespricht, warum welche Bestellungen nicht erfolgen sollten, so entsteht ein Arbeitsaufwand von ca. 10 Stunden mit fiktiven Kosten von 700 Euro.
Der praktikable Unternehmensprozess
Je mehr Bestellungen pro Jahr ein Unternehmen durchführt, desto mehr verschiebt sich der Vorteil zu Gunsten der NachKontrolle. In der Praxis hat sich folgende Vorgangsweise für Unternehmen bewährt:
Bei der Einführung eines elektronischen Beschaffungssystems wird für 1-3 Jahre ein Vorab-Genehmigungsprozess genutzt, der sicherstellt, dass die unterschiedlichen Organisationseinheiten und deren Mitarbeiter das Beschaffungssystem so nutzen, wie es das Unternehmen geplant hat. Wenn der Prozess gut läuft und die Anzahl der Ablehnungen von Bestellungen immer geringer wird, stellt das Unternehmen auf einen Nachkontrollprozess um.
Eine andere Variante ist, dass nur die Bestellungen mit sensiblen Artikeln (hochpreisig oder mit rechtlicher Relevanz) einem Genehmigungsprozess unterliegen.
Auf jeden Fall soll und muss das Beschaffungssystem die unterschiedlichen Unternehmensprozesse perfekt unterstützen. Das TRINOM Web2Print Procurement System unterstützt folgende Genehmigungsprozesse:
Vier-Augen-Prinzip
Beim Abschließen einer Bestellung entscheidet der Anwender selbst, wer aus dem Unternehmen seine Bestellung bewilligt. Mit diesem Verfahren wird die Bestellung durch zwei Unterschriften genehmigt. Der Nachteil dieses Verfahrens liegt in der „freien“ Entscheidung des Anwenders über den Genehmiger. Die Entscheidung über das Einsetzen dieser Genehmigungsart unterliegt natürlich den Richtlinien des Unternehmens.
Organisation
Diese Methode der Genehmigung wird sehr gerne in einem dezentralisierten Unternehmen mit vielen selbständigen Tochtergesellschaften, Abteilungen und Standorten eingesetzt. Der Genehmiger wird in den Stammdaten eingetragen. Durch die Auswahl der Rechnungsadresse wird der Genehmiger für die Bestellung automatisch ausgewählt. Der Nachteil dieser Genehmigungsart liegt in der Pflege der Daten. Je mehr Standorte vorhanden sind, desto intensiver kann die Datenpflege sein. Die Datenpflege kann sowohl manuell durch den einen oder mehreren Administratoren oder automatisch erfolgen. Die automatisierte Datenpflege kann in gleichem Zuge mit der Abgleichung der Organisationsdaten erfolgen.
Zentral
Die am häufigsten verwendete Genehmigungsart ist die zentralisierte Autorisierung einer Bestellung. Sämtliche Bestellungen werden von einer bestimmten Person oder einem Team genehmigt. Der Vorteil dieser Genehmigungsart liegt in einer sehr einfachen Handhabung. Es ist meistens nur eine Person für die Genehmigung zuständig. Hier entfällt auch die intensive Stammdatenpflege. Der Nachteil: Zumeist ist eine Person jeden Tag mit Genehmigungen beschäftigt.
Zusammenfassung
Jede Genehmigung hat eigene Vor- und Nachteile. Die Entscheidung über die Art der Genehmigung wird anhand der Unternehmensgröße, Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur gewählt. Für Unternehmen, die es ganz genau nehmen, können diese Genehmigungsarten auch beliebig miteinander kombiniert werden. Unsere Unternehmensempfehlung ist, auf jede Vorab-Genehmigung zu verzichten und nur periodische eine Nachkontrolle der Bestellungen durchzuführen.
